Hacer el horario de un instituto de secundaria

Tenía ganas de escribir este post, pero claro estos últimos días he estado muy liado precisamente con la actividad con la que se corresponde el título de este post: hacer el horario de mi centro.

Esta primera semana lectiva que hemos pasado hemos trabajado con un horario provisional, para probar su funcionamiento de lunes a viernes y comprobar si tenía algún error o incompatibilidad. Estoy muy contento porque no ha habido ninguno y podemos decir que a partir de mañana el horario será definitivo en el IES Chaves Nogales para el curso 17-18. Sí, a la primera. Sólo hemos tenido que hacer algunos pequeños ajustes de  mejora y ya está. Y me consta que no sólo estoy contento yo. Está contento el resto del equipo directivo que ha estado ahí conmigo trabajando a tope: Pepe, mi amigo y dire del centro, codo a codo conmigo con los cupos, contando alumnos, repartiendo horas… y las jefas de estudios Nani y María con la ayuda de Paqui, Eva y otras profes, que voluntariamente se prestaron para la confección de los grupos del alumnado. Y el resto del profesorado creo que, por lo que me ha llegado, también está bastante contento con su horario.

Quien nunca haya hecho esta tarea de hacer los grupos del alumnado no sé si se puede imaginar lo que es, sobre todo si se quieren crear grupos en condiciones, si se piensa en lo mejor para el alumnado y se intenta respetar al máximo posible su petición de optatividad complementándolo con informes de tránsito recibidos del curso anterior por parte de tutores y el Departamento de Orientación. Criterios metodológicos que se llama esto.

En nuestro centro todos los grupos son bilingües, por lo que este aspecto no es un condicionante para la formación de grupos, que por tanto pueden ser más o menos heterogéneos, salvo alumnado con necesidades, los que vayan a grupos flexibles -que también tenemos en materias instrumentrales- o en grupos de PMAR. La casuística es tan grande que hace que el trabajo sea inmenso, si se quiere hacer bien, claro. Y ellas lo han conseguido.

Pepe y yo nos hemos encargado de la otra parte, de la confección del horario, aunque está claro que todo está muy relacionado. Voy a intentar explicar aquí el proceso completo que hacemos nosotros, pero antes os dejo con un poquito de historia…

Justo el año después de mi año de prácticas como funcionario – el curso 95/96- ya me fichan como delegado del secretario en la extensión de un instituto de Bachillerato -ni siquiera se llamaba de ESO-. Todavía teníamos grupos de BUP y COU en el I.B. Isbylia de Sevilla, estábamos en turno de tarde, con profesorado joven -en aquel momento- y provisional y no sé porqué pero a dos de los de Matemáticas que llegamos nos proponen los cargos… y ahí empezamos sin tener ni idea de nada. Y desde ahí hasta hoy… ya son muchos los horarios que he hecho. Empecé a aprender bien con mi amigo Fernando cuando ambos estábamos en el IES Valle-Inclán, él como jefe de estudios adjunto, y nos pegábamos un lote de currar y de grabar datos con el programa Horw -entonces en sus primeras versiones- que no era normal pues era un centro muy grande y con muchos condicionantes.

Cuando bastantes años después, en el curso 11/12, empezamos con el IES Chaves Nogales gracias al lío en el que me metió mi añorada Patry (q.e.p.d.), yo no era cargo directivo, sólo coordinador TIC, pero me ofrecí para ayudar a hacer el horario y lo hicimos de forma colaborativa. Bien es cierto que hacer un horario para un centro que empezaba con sólo 4 grupos de ESO viniendo de haber hecho horarios años antes en un centro muy grande era una tarea menor. El curso siguiente compramos el programa -sigo sin entender porqué la Consejería no nos facilita una herramienta de este tipo-, que entonces estaba por la versión 18 y es la que actualmente tenemos y con la que seguimos trabajando.

Me consta que programas de generación de horarios hay muchos, aunque yo siempre he usado éste: el Horw, creado por un profesor de Matemáticas de Sevilla y que considero muy potente. Estoy seguro que no lo exprimo al máximo, que tiene funcionalidades que no sé usar, pero es que son tantas cosas lo que ofrece… Lo que sí creo es que para lo que necesitamos en nuestro centro sí lo tenemos controlado para optimizarlo al máximo posible.

¿Cómo lo hacemos nosotros?

Todo empieza a finales del curso anterior cuando desde el Servicio de Planificación nos cargan en Séneca la primera propuesta de plantilla de funcionamiento y el cupo de horas que le corresponde al centro para el curso siguiente. Pepe traslada esto a su hoja de cupo analógica en A3 y yo la paso a la versión digital en hoja de cálculo de Drive que compartimos para hacer cuentas con las distintas modificaciones que vamos introduciendo.

Captura de pantalla 2017-09-24 a las 20.22.27El mes de julio -sí, los equipos directivos de IES trabajamos en julio-, entre otras tareas le vamos dando forma al cupo, de manera provisional, claro, porque como todo depende de los datos de matriculación del alumnado, de los resultados de la convocatoria de septiembre, de las autorzaciones de grupos de última hora… podemos no tener cupo definitivo hasta bien entrado septiembre… y entre el 7 y 8 de septiembre tenemos que estar haciendo los repartos por departamentos.

Los datos previos de asignaturas, grupos, aulas y profesores que conocemos los grabo en el programa de horarios durante el verano para evitar esa tarea tediosa en septiembre, momento en el que tantas tareas tenemos -recordemos que a la vez hay que estar examinando y evaluando, haciendo y recibiendo formación, recepcionando al nuevo profesorado, nuevas matriculaciones, reuniones varias…-

En el primer claustro del nuevo curso repartimos a los jefes de departamento una hoja de repartos por departamentos como ésta:

Captura de pantalla 2017-09-24 a las 20.32.08Y cada profesor rellena un documento con los grupos elegidos, tutorías, cargos y reducciones y sus preferencias horarias y nos lo entregan al equipo directivo… y ya es 8 de septiembre… y 7 días después tiene que estar el horario pues ya es el primer día lectivo.

A echarle horas a esto se ha dicho: grabación de datos recibidos en el programa, traslado de montajes a bloques (materias que se imparten a uno o varios grupos, van a la misma hora y necesitan espacios distntos), asignación de tutorías y guardias, creación de unidades… y echar el programa a andar. Debe colocar todas las unidades (clases) y después lanzar la rutina de eliminar huecos. Finalmente hay que revisarlo todo para detectar posibles errores. Esto que se explica en un simple párrafo, aunque muy resumido, supone un número considerable de horas de trabajo.

Tengo que decir que este año hasta la madrugada antes del día de entrega de horarios no había un horario generado con todas las unidades puestas… y es que ni el mejor programa de horarios consigue que cosas imposibles se hagan realidad. Se intenta respetar todas las preferencias, o al menos las máximas posibles, pero está claro que lo que no puede ser… no puede ser. Si tenemos 30 grupos ordinarios y al menos 4 profesores de guardia por hora más un directivo es obvio que en todas las horas se necesitan al menos 35 profes de los 70 que somos, ¿verdad? viernes a última hora incluido. Pues eso…

Hemos conseguido respetar al 100% las conciliaciones familiares que legalmente le corresponden al profesorado que lo ha pedido, pero para poder tener horario hemos tenido que no respetar todas las preferencias del resto del profesorado, aunque se han respetado en un gran porcentaje. Han salido horarios bastante compactos y creo que es un buen horario para nuestro centro.

Aún así, en la entrega de horarios dije públicamente ante mis compañeros que era el último horario que hacía. Esta vez creíamos que no llegábamos. Se siente una presión adicional que quizás no merezca la pena. Además como el año que viene ya no voy a ser cargo directivo… le tocará a otras personas. Y si no siempre está la opción de que te lo haga la misma empresa que ha generado el programa de horarios, algo que hacen muchos centros, bajo pago, claro está.

Pero bueno, muy contento finalmente con el resultado pues ya podemos asegurar que tenemos horario en el IES Chaves Nogales.

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