Ser secretario en un centro educativo

keep-calm-secreComo lo prometido es deuda, continúo en esta entrada lo comenzado en el post anterior. Pero antes me gustaría agradecer las muestras de cariño recibidas a través de las redes sociales en forma de retuiteos, «me gustas» y comentarios. Vamos al lío…

Soy secretario del IES Chaves Nogales desde mayo de 2013, por lo que alguna experiencia en el cargo tengo, a parte de haber asesorado a los centros educativos de la provincia de Sevilla en temas de gestión económica -desde su implantación en Séneca- durante el tiempo que estuve trabajando en la Unidad de Proceso de Datos de la Delegación de Educación.

Las funciones y competencias del secretario y de todos los demás cargos directivos de centros educativos públicos están claramente detalladas en la normativa. De forma muy resumida se puede decir que el secretario del centro se encarga de los temas administrativos, certificaciones, custodia de documentos, personal de Administración y Servicios y llevar la gestión económica y de inventario, todo ello con el visto bueno del director, claro está.

¿Empezamos con lo fácil? Los temas administrativos no son muy difíciles de llevar si tienes un buen personal administrativo, o al menos si tienes personal administrativo. Lo digo porque en nuestro caso hemos estado 8 meses sin personal en Secretaría con más de 900 alumnos y 70 profesores… y eso era para salir corriendo. Afortunadamente ahora tenemos dos auxiliares administrativas y la situación se ha ido normalizando, aunque ninguna de ellas tiene plaza en nuestro centro, pues seguimos sin RPT creada (Relación de Puestos de Trabajo del personal de la Junta) y eso que el IESChN ya tiene 6 años de vida. La verdad es que me llegan muchas informaciones de la precaria situación en bastantes colegios e institutos y la necesidad de monitores escolares y personal administrativo. Aquí la Administración tendría que intervenir de forma seria y conceder a cada centro el personal necesario para funcionar administrativamente con las mínimas garantías. Y esto era lo fácil…

En mi centro la limpieza corre a cargo de una empresa que ha ganado un concurso público que convoca la Delegación, por lo que no tenemos personal propio de limpieza. Lo que sí tenemos son ordenanzas. Tenemos 3, pero ninguno de ellos con plaza en el centro al no existir RPT. Es decir, están «de prestados». Y nunca mejor dicho, porque son 2 laborales y 1 interino y a los 2 laborales les han dado plaza en el concurso de traslados y se van el 30 de junio. Tendremos que seguir peleando el que se nos creen plazas de RPT, que ya va siendo hora…

También por lo que me llega de manera bastante generalizada, parece ser que la relación con los ordenanzas no suele ser muy fluida. En mi caso tampoco, aunque menos mal que uno tiene un buen talante y anchas las espaldas, modestia aparte. Muchos derechos y pocas obligaciones suele ser lo habitual, salvo honrosas excepciones. Y ahí seguimos lidiando porque parece ser que nosotros tenemos que ser los que resolvamos absolutamente todos los problemas que aparezcan…

Y vamos con el tema estrella: la gestión económica. La normativa que nos ilumina en este tema es de mayo de 2006 -que ya ha llovido- y 11 años después no se ha sacado ninguna orden nueva que regule la gestión económica de los centros educativos. Y mira que la vida ha cambiado… Un ejemplo: en la normativa no se habla nada de banca electrónica. ¿Por qué? Porque antes no existía… y ahora es lo más habitual, aunque según parece e indica Tesorería General los centros educativos no podemos hacer uso de la banca electrónica, aunque sea con doble firma. (???). De hecho parece ser que el Banco Santander ya no permite hacer transferencias electrónicas a aquellos centros que tengan su cuenta en alguna de sus sucursales. Pues como esto hay bastantes más ejemplos… Esperemos que Consejería tome cartas en el asunto y ofrezca alternativas más adecuadas a los tiempos que vivimos.

Desde la implantación del módulo de gestión económica en Séneca han sido muchas las novedades que se han ido incluyendo en el mismo, pero no ha sido tanta la información que ha llegado a los secretarios de los centros. Desde los primeros cursos de gestión económica que impartí en varios centros del profesorado -en torno a 2006- hasta los últimos que hemos impartido el grupo de formación de la provincia de Sevilla formado por Mercedes, José Luis, Antonio, Francisco, Juan Antonio, Fernando, Jesús y un sevidor, las modificaciones han sido muy numerosas, por lo que estos cursos de formación han sido muy bien valorados por los asistentes. Normalmente hacíamos un nivel básico y uno avanzado en dos momentos del curso académico y en no pocas ocasiones la gente venía a las dos ediciones, e incluso en años sucesivos. Hemos tenido repetidores, tripitidores y hasta cuatripitidores :-). ¿Por qué es esto? Pues por necesidad. Porque la gente tiene muchas dudas y en estos cursos pueden resolver muchas de ellas y poner en común con todos los compañeros del curso situaciones que se repiten en no pocos casos. Y es que la gestión económica de un centro educativo tal y como está hoy en día tiene tela.

Creo que ser secretario de un centro educativo no es tarea fácil. Es más, creo que hay que estar preparado para ello. Estos cursos de formación ayudan, pero no son suficientes. Debe llegar más información a los centros. Los secretarios y directores deben saber una serie de cosas que se pueden y no se pueden hacer. Algunos ejemplos:

¿Todo el mundo sabe que:

– no se pueden hacer contratos con duración superior a un año? Así que quien tenga contrato de renting de fotocopiadora de una duración superior lo está haciendo mal.

– se debe pagar la prestación del servicio una vez realizado y nunca pagando por adelantado?

– no se puede pagar por domiciliación bancaria? Sólo por transferencia o cheque que, en todo caso, debe ser nominativo.

Podría poner más ejemplos, pero tampoco pretendo hacer eterno este post.

Gestionar dinero que no es tuyo no es agradable, pero si encima no te ayudan a hacerlo es menos agradable todavía. Hemos pasado varios cursos académicos en los que la Consejería nos ha pagado a los centros tarde y mal, por lo que los proveedores han tenido que esperar bastante tiempo para cobrar. Las grandes empresas no se van a arruinar, pero el pobre pequeño empresario que tiene su papelería y que ha pedido un préstamo para pagar los libros de texto en la distribuidora no podemos tenerlo varios meses sin pagarle.

¿Y qué me decís de la factura electrónica? Hay que hacer un máster. Os prometo que estoy enseñando a proveedores y a gestorías cómo tienen que hacer la facturación electrónica. No saben lo que es el DIR3, ni el PUEF. Y lo hago porque si no no puedo asentar mis facturas en Séneca. Y a mí nadie me lo ha enseñado ni yo soy un experto en el tema (bueno, ya un poco). Lo hemos hablado en el grupo de trabajo que constituimos los formadores y me he leído la documentación que está en el Portal Séneca. Es cierto que a veces nos falta tiempo para leer tanto y estamos bombardeados con tantos papeles y burocracia, pero hay cosas que son muy importantes.

¿Sabéis que si un proveedor ha facturado en alguna ocasión a cualquier organismo de la Junta de Andalucía una factura por importe superior a 5000 € ésta factura ha de ser electrónica? Y ya a partir de ese momento todas las demás también. Y en ésas estamos… De momento en Séneca han dejado un período transitorio y todas las facturas menores de 600 € se pueden asentar de manera normal, aunque el proveedor esté obligado a presentarla electrónica. Pero cuando acabe este período transitorio, ¿qué va a pasar? ¿estarán preparados los proveedores y los centros? Difícil respuesta…

¿Y el inventario en Séneca? ¿Lo habéis conseguido actualizar? ¿Dormís por las noches? Vaya tarea que tiene esto también…

Y lo último que se ha implantado ha sido la gestión de contratos. Esos contratos de mantenimiento de ascensor, alarma, seguro, puertas automáticas… y todo lo que un centro -sobre todo de Secundaria- contrate con un proveedor habrá que ponerlo en Séneca.

Podría contar mucho más, pero ya es demasiado largo el post y creo que he conseguido transmitir la idea de lo que supone ser secretario o secretaria de un centro educativo público andaluz.

Una vez que terminamos uno de los cursos de formación a uno de los participantes -al amigo Antonio- se le ocurrió crear un grupo de Google que lo llamó «Secretarios Educación Andalucía» y ahí estamos casi 50 personas para intentar ayudarnos entre unos y otros. Si eres secretario o secretaria de un colegio o instituto público andaluz y te interesaría formar parte de este grupo mándame un correo a juandiaz8@gmail.com y te añadiré. El aprendizaje compartido ayuda, ya que muchas veces no obtenemos respuestas por otros sitios.

Nota final: En la próxima entrada hablaré sobre la coordinación TIC, de manera general y centrándola en mi experiencia personal en estos años.

34 comentarios en “Ser secretario en un centro educativo

  1. Hola Juanma:
    Llevo desde el 09/11/2017 de secretario, y cada día me surgen nuevas dudas.
    Quiero apelar a tu generosidad y a tu experiencia para hacerte una consulta:
    La Junta me pide que elabore un anexo III específico sobre las ayudas al desplazamiento de los alumnos a la FCT.
    ¿Previamente esos pagos deben pasar por el Consejo Escolar para que dé su aprobación?

    • Buenas, Eulogio.
      Estos gastos son finalistas pues tal y como los ingresa el centro debe pagar las ayudas. Pero al tener que generar un anexo XI específico en Séneca para justificar las cuentas, donde se pide fecha de sesión de Consejo escolar donde se aprueba, está claro que sí debe ser aprobado por el Consejo.
      Saludos.

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  3. Hola,

    trabajo en un colegio privado como apoyo a la Secretaría Académica y a la Administradora, ¿podrían decirme que oposición es la que debo prepararme para acceder a este puesto de Secretaria en un centro (colegio o instituto) público?

    Les escribo desde Madrid.

    Gracias

      • Hola. Para ser secretaria tienes que ser profe. El cargo de la secretaría es un cargo que se elige entre los profesores. Yo, por ejemplo, soy profesora de lengua y la jefa de estudios me propuso asumr el cargo de secretaria. El resto de cargos también son profes

    • Pues en la normativa que nos alumbra de mayo de 2006 y que lamentablemente no se actualiza. En todas las interpretaciones de la norma que he escuchado en cursos y formaciones dicen lo mismo.
      Saludos.

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  5. Hola Juan Ma
    Soy secretaria de un ies desde el 1 de julio, por lo que soy bastante novata. Me surge el problema de que al realizar el pago de una factura mediante transferencia, en el banco les ha bailado una cifra y el importe de la factura difiere en 5 euros de la transferencia, y ya había grabado en Séneca el pago de la factura. Debo pagar esos 5 euros de diferencia a la empresa. Cómo lo rectifico? Porque la cuestión es que me he dado cuenta al cabo de 5 días.

  6. Buenas tardes juanma.MI nombre es Marian y estoy en el cargo desde 1 de septiembre.Estamos terminando año economico y aqui estoy luchando en este mundillo.Tengo una pregunta q mi antecesor,no sabe resolver.Tengo q hscer un pago de PROA y PALI.El problema reside en que hay una devolucion por psrte de,esta empresa hacia nosotros de 120€.La empresa nos pago 120€ de mas
    Ahora quiero finiquitar cuentas con ellos y no se q hacer.Tengo un model 046 q creo q hay q rellenar pero no se los pasos a segui
    Primero pago…despues…..en fin si me echas un cable!!!!

  7. Buenas noches. Soy secretaria de un centro y en la justificación especifica de los gastos de un ciclo formativo hemos gastado más de lo que ha ingresado la junta. Entiendo que es mejor justificar como gastos solo la cuantía idéntica a los ingresos dados por la junta para tal fin… que ocurre si ponemos más…? nos lo pueden reducir de gastos de funcionamiento?

    • Hola, Magdalena.
      No sé si perteneces al grupo de secretarios, pero desde luego lo que preguntas es muy indicado para que te lo responda alguien desde dicho grupo.
      En mi centro no hay ciclos formativos y, por tanto, nunca he tenido ese tipo de justificación, pero lo que yo sé por ejemplo de la justificación del programa de gratuidad de libros es que lo que se pasara del dinero asignado para dicha justificación se cogía de los gastos de funcionamiento asignados al centro.

  8. Hola, tu post me parece muy interesante.
    Podrías decirme en que normativa viene recogida la ratio de alumnos para tener monitora escolar administrativa a tiempo completo?
    Gracias.

  9. Hola buenos días, y que te parecería si cuentas con un Administrador en el Centro en la RPT, con funciones economicas y administrativas, y le niegan el derecho a conocer de toda la gestión económica precisamente por quién desempeña las mismas funciones que tú, es decir, el Secretario.

  10. Buenas tardes, me gustaría saber qué oposición tiene los secretarios de colegios públicos andaluces, al menos en qué categoría está reconocido el puesto. Muchas gracias

    • Hola, Leticia.
      Hay que distinguir entre secretario de un centro educativo, que debe ser un personal docente y el personal administrativo que hace tareas de Secretaría. En este último caso en los colegios de Primaria la figura que existe para las tareas administrativas es la de monitor escolar y en los institutos debe ser auxiliar administrativo o administrativo.
      Espero habértelo aclarado.
      Saludos.

  11. Hola Juanma.
    Soy secretario desde el 1 de Septiembre, como el resto de compañeros noveles en el cargo aquí ando luchando para ponerme al día lo antes posible.
    Hoy me ha surgido un problema y por más vueltas que le he dado no he conseguido solventarlo, y es el siguiente. Después de mandar un fichero bancario a la bandeja de firmas y haberlo firmado el director, le aparece al antiguo secretario para que lo firme.
    Después de cambiar en configuración la persona que certifica, persiste el problema. ¿Sabes que puede estar fallando?
    Gracias.

    • Hola, Pedro.
      La verdad es que es raro lo que te ocurre porque si los parámetros de configuración están correctos debería de llegar al nuevo secretario.
      Revisa con el perfil dirección que en la configuración del centro están bien puestas las personas que ostentan los cargos.
      Saludos.

    • No conozco normativa específica para este tema. La normativa vigente (de 2006) lo que dice es que los directores solo pueden firmar contratos menores de duración máxima 1 año y no pudiendo prorrogarse de forma automática.
      Saludos.

  12. Buenas noches…soy secretaria de un cole desde el 1 de septiembre y me surgen miles de dudas pero la que te tengo que resolver para antes del 30 de septiembre es:que tengo que pagar unas facturas al personal no docente las facturas de ropa de trabajo. Ellos me han presentado las facturas y me dicen que ellos la han pagado en la tienda. Mi pregunta es como puedo asentar la factura que me han traído en séneca y hacerles a los empleado la transferencia. Un saludo.

    • Buenas, Rafi.
      Harías bien en solicitar incluirte en el grupo de secretari@s que indico en el post pues ahí podrás resolver esta duda y otras que te surjan.
      En lo que me comentas se ha actuado mal, ya que el personal no docente no debe pagar nada, corresponde al centro pagar la factura. El tipo de asiento «pago a un miembro de la comunidad educativa» no está pensado para eso.
      Saludos.

  13. Hola Juanma
    Soy secretaria de un centro docente desde septiembre El cierre económico se hizo el día 3 octubre pero no sé cerro el candado con lo que han seguido llegando facturas electronicas (alguna de ellas con fecha de factura septiembre y con entrada en octubre).Tengo el otro ejercicio abierto.Es necesario aceptar todas las facturas(hacer el asiento)antes de cerrar por completo el ejercicio anterior?Si es afirmativo es que ya se hizo la reunión del consejo escolar y se aprobó el anexo X Estado de gastos.O por el contrario, una vez cerrado se trasladan al ejercicio siguiente y ya es allí donde se aceptan las facturas. Estoy perdida. Saludos

    • Buenos dias Juanma quisiera hacerte otra pregunta es que esto de ser novel es un poco duro y me genera muchas dudas.Como comenté, tengo el anexo XI con los documentos adjuntos hecho a falta de ponerle el candado para que el ejercicio 2018/2019 este completamente cerrado y como han llegado facturas mientras tanto, no sé cuál es el procedimiento: cerrar el candado y las facturas que han llegado aceptarlas y asentarlas en el 2019/2020? o por el contrario antes de echar el candado al anexo XI aceptarlas y asentarlas en el ejercicio 2018/2019?Y si se hace esto último, afecta al anexo X estado de gastos del centro aprobado ya en el consejo escolar?Muchas gracias por todo.

      • Insisto, Marisa: Esas facturas que te han llegado ya en octubre aunque tengan fecha de septiembre ya no las vas a poder pagar en septiembre y, por tanto, pertenecen al ejercicio 19/20, por lo que puedes cerrar el candado dle ejercicio 18/19.
        Te recomiendo que solicites entrar en el grupo de secretari@s que tenemos donde pueden resolver todas tis dudas.
        Para pertenecer al grupo de secretari@s se debe rellenar este formulario:
        https://goo.gl/forms/UGts1qA9pcPmuzTH2
        Una vez relleno, enviaremos una invitación para pertenecer al grupo.
        Recomiendamos que se use una cuenta de Gmail o de GSuite para educación porque el grupo es de Google y a veces da problemas con otras cuentas.

  14. Tengo una gran duda y tengo el consejo el lunes que viene. Tengo varios asientos de finales de septiembre sin pagar que he copiado al nuevo ejercicio económico para irlos pagando cuando podamos porque son de cheque libros. Los tengo que meter ahora en algún sitio para cerrar el ejercicio anterior? Muchas gracias

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