Ser secretario en un centro educativo

keep-calm-secreComo lo prometido es deuda, continúo en esta entraba lo comenzado en el post anterior. Pero antes me gustaría agradecer las muestras de cariño recibidas a través de las redes sociales en forma de retuiteos, “me gustas” y comentarios. Vamos al lío…

Soy secretario del IES Chaves Nogales desde mayo de 2013, por lo que alguna experiencia en el cargo tengo, a parte de haber asesorado a los centros educativos de la provincia de Sevilla en temas de gestión económica -desde su implantación en Séneca- durante el tiempo que estuve trabajando en la Unidad de Proceso de Datos de la Delegación de Educación.

Las funciones y competencias del secretario y de todos los demás cargos directivos de centros educativos públicos están claramente detalladas en la normativa. De forma muy resumida se puede decir que el secretario del centro se encarga de los temas administrativos, certificaciones, custodia de documentos, personal de Administración y Servicios y llevar la gestión económica y de inventario, todo ello con el visto bueno del director, claro está.

¿Empezamos con lo fácil? Los temas administrativos no son muy difíciles de llevar si tienes un buen personal administrativo, o al menos si tienes personal administrativo. Lo digo porque en nuestro caso hemos estado 8 meses sin personal en Secretaría con más de 900 alumnos y 70 profesores… y eso era para salir corriendo. Afortunadamente ahora tenemos dos auxiliares administrativas y la situación se ha ido normalizando, aunque ninguna de ellas tiene plaza en nuestro centro, pues seguimos sin RPT creada (Relación de Puestos de Trabajo del personal de la Junta) y eso que el IESChN ya tiene 6 años de vida. La verdad es que me llegan muchas informaciones de la precaria situación en bastantes colegios e institutos y la necesidad de monitores escolares y personal administrativo. Aquí la Administración tendría que intervenir de forma seria y conceder a cada centro el personal necesario para funcionar administrativamente con las mínimas garantías. Y esto era lo fácil…

En mi centro la limpieza corre a cargo de una empresa que ha ganado un concurso público que convoca la Delegación, por lo que no tenemos personal propio de limpieza. Lo que sí tenemos son ordenanzas. Tenemos 3, pero ninguno de ellos con plaza en el centro al no existir RPT. Es decir, están “de prestados”. Y nunca mejor dicho, porque son 2 laborales y 1 interino y a los 2 laborales les han dado plaza en el concurso de traslados y se van el 30 de junio. Tendremos que seguir peleando el que se nos creen plazas de RPT, que ya va siendo hora…

También por lo que me llega de manera bastante generalizada, parece ser que la relación con los ordenanzas no suele ser muy fluida. En mi caso tampoco, aunque menos mal que uno tiene un buen talante y anchas las espaldas, modestia aparte. Muchos derechos y pocas obligaciones suele ser lo habitual, salvo honrosas excepciones. Y ahí seguimos lidiando porque parece ser que nosotros tenemos que ser los que resolvamos absolutamente todos los problemas que aparezcan…

Y vamos con el tema estrella: la gestión económica. La normativa que nos ilumina en este tema es de mayo de 2006 -que ya ha llovido- y 11 años después no se ha sacado ninguna orden nueva que regule la gestión económica de los centros educativos. Y mira que la vida ha cambiado… Un ejemplo: en la normativa no se habla nada de banca electrónica. ¿Por qué? Porque antes no existía… y ahora es lo más habitual, aunque según parece e indica Tesorería General los centros educativos no podemos hacer uso de la banca electrónica, aunque sea con doble firma. (???). De hecho parece ser que el Banco Santander ya no permite hacer transferencias electrónicas a aquellos centros que tengan su cuenta en alguna de sus sucursales. Pues como esto hay bastantes más ejemplos… Esperemos que Consejería tome cartas en el asunto y ofrezca alternativas más adecuadas a los tiempos que vivimos.

Desde la implantación del módulo de gestión económica en Séneca han sido muchas las novedades que se han ido incluyendo en el mismo, pero no ha sido tanta la información que ha llegado a los secretarios de los centros. Desde los primeros cursos de gestión económica que impartí en varios centros del profesorado -en torno a 2006- hasta los últimos que hemos impartido el grupo de formación de la provincia de Sevilla formado por Mercedes, José Luis, Antonio, Francisco, Juan Antonio, Fernando, Jesús y un sevidor, las modificaciones han sido muy numerosas, por lo que estos cursos de formación han sido muy bien valorados por los asistentes. Normalmente hacíamos un nivel básico y uno avanzado en dos momentos del curso académico y en no pocas ocasiones la gente venía a las dos ediciones, e incluso en años sucesivos. Hemos tenido repetidores, tripitidores y hasta cuatripitidores :-). ¿Por qué es esto? Pues por necesidad. Porque la gente tiene muchas dudas y en estos cursos pueden resolver muchas de ellas y poner en común con todos los compañeros del curso situaciones que se repiten en no pocos casos. Y es que la gestión económica de un centro educativo tal y como está hoy en día tiene tela.

Creo que ser secretario de un centro educativo no es tarea fácil. Es más, creo que hay que estar preparado para ello. Estos cursos de formación ayudan, pero no son suficientes. Debe llegar más información a los centros. Los secretarios y directores deben saber una serie de cosas que se pueden y no se pueden hacer. Algunos ejemplos:

¿Todo el mundo sabe que:

– no se pueden hacer contratos con duración superior a un año? Así que quien tenga contrato de renting de fotocopiadora de una duración superior lo está haciendo mal.

– se debe pagar la prestación del servicio una vez realizado y nunca pagando por adelantado?

– no se puede pagar por domiciliación bancaria? Sólo por transferencia o cheque que, en todo caso, debe ser nominativo.

Podría poner más ejemplos, pero tampoco pretendo hacer eterno este post.

Gestionar dinero que no es tuyo no es agradable, pero si encima no te ayudan a hacerlo es menos agradable todavía. Hemos pasado varios cursos académicos en los que la Consejería nos ha pagado a los centros tarde y mal, por lo que los proveedores han tenido que esperar bastante tiempo para cobrar. Las grandes empresas no se van a arruinar, pero el pobre pequeño empresario que tiene su papelería y que ha pedido un préstamo para pagar los libros de texto en la distribuidora no podemos tenerlo varios meses sin pagarle.

¿Y qué me decís de la factura electrónica? Hay que hacer un máster. Os prometo que estoy enseñando a proveedores y a gestorías cómo tienen que hacer la facturación electrónica. No saben lo que es el DIR3, ni el PUEF. Y lo hago porque si no no puedo asentar mis facturas en Séneca. Y a mí nadie me lo ha enseñado ni yo soy un experto en el tema (bueno, ya un poco). Lo hemos hablado en el grupo de trabajo que constituimos los formadores y me he leído la documentación que está en el Portal Séneca. Es cierto que a veces nos falta tiempo para leer tanto y estamos bombardeados con tantos papeles y burocracia, pero hay cosas que son muy importantes.

¿Sabéis que si un proveedor ha facturado en alguna ocasión a cualquier organismo de la Junta de Andalucía una factura por importe superior a 5000 € ésta factura ha de ser electrónica? Y ya a partir de ese momento todas las demás también. Y en ésas estamos… De momento en Séneca han dejado un período transitorio y todas las facturas menores de 600 € se pueden asentar de manera normal, aunque el proveedor esté obligado a presentarla electrónica. Pero cuando acabe este período transitorio, ¿qué va a pasar? ¿estarán preparados los proveedores y los centros? Difícil respuesta…

¿Y el inventario en Séneca? ¿Lo habéis conseguido actualizar? ¿Dormís por las noches? Vaya tarea que tiene esto también…

Y lo último que se ha implantado ha sido la gestión de contratos. Esos contratos de mantenimiento de ascensor, alarma, seguro, puertas automáticas… y todo lo que un centro -sobre todo de Secundaria- contrate con un proveedor habrá que ponerlo en Séneca.

Podría contar mucho más, pero ya es demasiado largo el post y creo que he conseguido transmitir la idea de lo que supone ser secretario o secretaria de un centro educativo público andaluz.

Una vez que terminamos uno de los cursos de formación a uno de los participantes -al amigo Antonio- se le ocurrió crear un grupo de Google que lo llamó “Secretarios Educación Andalucía” y ahí estamos casi 50 personas para intentar ayudarnos entre unos y otros. Si eres secretario o secretaria de un colegio o instituto público andaluz y te interesaría formar parte de este grupo mándame un correo a juandiaz8@gmail.com y te añadiré. El aprendizaje compartido ayuda, ya que muchas veces no obtenemos respuestas por otros sitios.

Nota final: En la próxima entrada hablaré sobre la coordinación TIC, de manera general y centrándola en mi experiencia personal en estos años.